O cadastro de contatos do sistema tem como finalidade montar um banco de dados das relações do Parlamentar. Este banco de dados será tanto de Pessoas Físicas, como de Pessoas Jurídicas. Através deste é possível fazer mala-direta, com a geração de etiquetas, fazer a recuperação dos dados conforme filtro de busca, além de poder realizar a exportação dos dados para outros sistemas e igualmente importação.
O cadastro de Pessoas Físicas dá-se através da edição de um formulário que pode ser acessado clicando no item Contatos do menu, clicando no item Adicionar novo item. Escolhendo o item Pessoa Física. No formulário serão apresentados os seguintes campos para serem preenchidos:
Depois de inserido o cadastro da Pessoa Física, é possível exportá-lo no formato vcard, imprimí-lo, e transfromá-lo no formato .pdf.
O cadastro de Entidades procederá da mesma forma descrita acima, alguns campos também serão os mesmos, como Nome Completo, Apelido, Telefone, Observações, Endereço, Email, Grupo, Cliente de Mensagem Instantânea. Os seguintes campos serão diferentes:
Depois de inserido o cadastro da Entidade, é possível exportá-lo no formato vcard, imprimí-lo, e transfromá-lo no formato .pdf.
As ações de alteração e exclusão de contatos terão o mesmo processo. Deverá ser realizada uma busca através do formulário de busca, acessado pelo link Contatos. Quando achado, se o desejo for alterar o conteúdo do contato, deve-se clicar no contato e depois na aba de Edição. Será apresentado o formulário com os campos preenchidos para serem alterados. Se o desejo for a exclusão, depois da busca, deve-se clicar no contato e, na sua aba Ações, escolher a opção Excluir. Vai ser apresentada uma tela para confirmação da exclusão, se a resposta for Excluir, a ação será concluída, se a resposta for Cancelar, a ação não será levada adiante.
Para fazer buscas dos contatos cadastrados no sistema deve-se clicar no link Contatos, será apresentada a tela com um formulário, com os seguintes campos, descritos abaixo:
Se todos os campos forem preenchidos e a busca for acionada, serão buscados os cadastros que preencham todos os requisitos filtrados. Se um item não corresponde a qualquer um dos registros, não serão mostrados itens no resultado da busca.
Os contatos podem ser importados e exportados no formato vcard. Este formato é utilizado pela maioria dos Softwares de catálogos de endereço, como Thunderbird, Evolution, Outlook, Kmail, Contacts, MyVCard, etc...
Isso significa que os contatos armazenados no sistema podem ser carregados em qualquer um destes Softwares descritos acima, após serem exportados do sistema. Além de os contatos armazenados nestes Softwares poderem ser carregados no SAAP.
Para isto podemos utilizar dois mecanismos, a importação e a exportação de dados. A exportação de dados pode ser acionada de duas maneiras, quando uma Entidade ou Pessoa Física é cadastrada, na sua visão aparecerá um ícone para que este possa ser exportado em um arquivo, isto quer dizer, somente este registro será exportado. Porém, se o que se deseja seja exportar todos os contatos, deve-se acessar o link Contatos. Em sua visão há um ícone, ao lado do ícone da ajuda, que permite que todos os cadastros possam ser exportados em um único arquivo. Estes arquivos gerados podem ser importados em algum dos Softwares descritos acima.
Quando o que se quer é importar os cadastros de outros Softwares, é necessário primeiramente exportá-los, criando um arquivo no formato .vcf. Este arquivo é pedido no momento em que for acionada a ação no SAAP. Para acioná-la, deve-se acessar o link Contatos. Em sua visão há um ícone de importação, onde pode ser escolhido para categorizar em Pessoa Física e Entidade os contatos.
A geração de etiquetas é outra funcionalidade presente no sistema SAAP. Para gerar uma etiqueta é necessário fazer uma busca pelos contatos cadastrados. Para isto, deve-se acessar o link Contatos. Na visão deve-se fazer a busca, filtrando pelo que se quer. Após obtido o resultado, aparecerá na visão todos os itens que correspondem à busca juntamente com um campo para que possam ser escolhidos os itens a serem gerada as etiquetas para mala-direta. Após escolhidos, deve-se clicar no botão Gerar Etiqueta, para que possa ser escolhido o modelo em que será feita a etiqueta. Estes modelos devem estar previamente cadastrados. Para saber como fazer o cadastro, deve-se ler o manual de ajuda do contexto do link Documentos. Na visão pode-se clicar no botão Visualizar para que se tenha uma noção de como ficará a etiqueta com o modelo escolhido. Depois de escolhido o modelo, deve-se clicar no botão Gerar.